בין אסטרטגיה למציאות

לאחרונה מצאתי את עצמי יושב ובפני משימה לכתוב את אסטרטגית מערכות המידע שלנו, וחשבתי לעצמי שזה די מוזר שאנחנו מתיימרים לעבוד ברצינות כבר למעלה מ3 שנים בכל התחומים של העשייה ואין לנו מסמך אסטרטגיית IT? מה זה אומר עלינו? 

אז יצאתי למסע במרחבי האינטרנט לחפש אחרי אסטרטגית IT, וראה איזה פלא? כמו בכל דבר אפשר למצוא כאן עשרות דוגמאות של תבניות מסמכי אסטרטגיית IT רובם ככולם מכוונים באותו כיוון. אז יש לנו תבנית וגם למלא אותה זה לא תהליך מסובך מידי, אבל לא די בכך, חזרתי לשאלה המקורית, איך יכול להיות כי אנחנו פועלים ללא "מסמך אסטרטגיה"? האם בכלל צריך אחד שכזה? אז נזכרתי בספר "אליסה בארץ הפלאות" אליסה חיפשה דרכים לצאת מארץ הפלאות, והגיעה לצומת דרכים. "האם תואיל להגיד לי, בבקשה, באיזו דרך עלי ללכת?" היא שאלה את החתול צ'שייר. "זה תלוי מאד לאן את רוצה ללכת," השיב החתול. אליסה ענתה שלא ממש אכפת לה לאן. בתגובה אמר לה החתול המחייך: "אז לא משנה לאן תלכי." ואני שמאד מאמין בהגדרת מטרה וחזון שמתווה את דרך הפעולה מיד התמלאתי תחושת שליחות ויצאתי להשלים את המסמך שלנו...

אחרי כמה שעות טובות ובצירוף כמה דיונים ממוקדים עם חברי הנהלה אחרים הגענו למספר עקרונות שלמעשה מסכמים את אסטרטגית הIT  שלנו, באופן לא לגמרי מפתיע כאשר אנחנו מתבוננים במסמך אנחנו לא צריכים לשנות הרבה מדרך פעולתנו אולם העקרונות ממוקדים ומאפשרים בחינת של החלטות במהלך ההתנהלות היומיומית של האגף. וכאן אנחנו מגיעים למכשלה הבאה:

בעיית ההחלטות הגדולות

אז יש לנו מסמך אסטרטגיה ויש לנו עקרונות ודרך בחינה לקבלת החלטה אבל מתי הם באים לידי ביטוי? איך המסמך הזה לא נשאר כמסמך על השולחן בלבד (או יותר גרוע בקלסר בארון)? גיליתי במהלך הקרירה שלי היא שיש מעט פעמים בהם עומדים ישירות בפני החלטות גדולות וגורליות ומולם ניתן להוציא את המסמך ולנווט את תהליך קבלת ההחלטה. למעשה, המציאות מורכבת מאוסף החלטות קטנות שנראות לעיתים מקומיות ואולי אפילו "טקטיות" אולם בבחינה על פני זמן הם אלו שקובעות את המציאות שלנו. ומה אז? אז אם החלטות אלו נקבעות לפי תחושת הבטן או הצורך המקומי באותו הרגע אז עלול ולעיתים אף סביר כי נגלה פער הולך וגדל בין המציאות לבין החזון והאסטרטגיה שהגדרנו.

The best IT strategy is no IT strategy

במאמר הנ"ל Patrick Gray טוען כי בחברה טוב שתהיה רק אסטרטגיה אחת – אסטרטגית החברה וכל השאר הוא טקטיקה. מוטב שגוף ה IT יתרכז בexecution של המערכות שמקדמות את העסקים ולא בקידום טכנולוגיות כאלה או אחרות. פטריק טוען כי בהחלט יש מקום ואף רצוי לקדם טכנולוגיות כאלה או אחרות שישפרו את מצב הארגון בכך שיורידו את עלויות הIT  אולם תהליך זה אינו הבסיס למסמך אסטרטגית IT.

– אז כפי שאתם רואים יש כאלה שיטענו כי לא צריך אסטרטגית IT  ואחרים פשוט יקבעו כי הכלל הראשון באסטרטגית הIT הוא תמיכה באסטרטגית החברה, אני אישית מאמין כי לא משנה איך נקרא לזה, ארגון חייב שיהיה לו חזון ורצוי כי ידע להסביר את העקרונות המרכיבים חזון זה והדרך להגיע אליו.