לבנות חדש או לשפץ קיים?

(בהשראת מאבק הורדת מחירי הדיור)

אחרי הרבה שנים של מגורים בשכירות החלטתי כי הגיע הזמן לרכוש דירה משלי למגורים, בינתיים כבר התחתנתי וכבר יש לנו 3 ילדים וחתול וההתלבטות הגדולה לפני הצעד הזה הייתה האם לרכוש דירה חדשה או לשפץ דירה קיימת?

אז ברור שלבנות יותר כדאי! אני אוכל סוף סוף לעצב את דירת חלומותיי, מראש אני אדאג לכל נישה בקור, כל נקודת חשמל וכל אריח בתקרה... דנה תוכל לתכנן את חדר האמבטיה שתמיד חלמה עליו וחדר הארונות יהיה החדר הכי גדול בבית...

אבל רגע, כמה זמן לוקח לבנות דירה? מתי אוכל להיכנס אליה? מה זה לוקח 3 שנים? זה אומר כי אני עכשיו במשך 3 שנית אשלם גם שכירות וגם משכנתא... ומה יקרה אם הצרכים שלי במהלך השנים האלה יתיישנו?

אז אולי כדאי לשפץ? נכון, אני לא אקבל בדיוק את דירת החלומות אבל אני אוכל ליהנות מהדירה כבר בשנה הראשונה, אני אוכל להתאים את השיפוץ לצרכים המשתנים שלי...

אז למה אני מספר את כל הסיפור הדמיוני הזה? כי בעולם של מערכות מחשב מגיע היום בו מחליטים מסיבות עסקיות וטכנולוגיות כי נדרש לבצע תוכנית רחבה להחלפת מערכות המחשב השאלה המרכזית שעולה באותה נקודה זה איך? לבנות מערכות חדשות או לשפץ את הקיים?

לבנות חדש...

היום ברור לכולם כי אין ארגונים בהם קיימת מערכת מחשב מרכזית אחת המספקת את כול הפונקציונאליות של הארגון, פעם אולי המערכות התחילו כך אולם היום מרבית הארגונים מבוססים על אוסף מערכות חלקן מרכזיות יותר וחלקן תפעוליות יותר, קטנות וגדולות, חדישות וישנות ובד"כ בליל מערכות זה מחובר יחדיו בתהליכים אוטומטית וממוכנים. בעולם שבו האינטגרציה של התהליכים היא מרכיב מרכזי ביעילות הארגונית הסבירות כי רק מערכת אחת "אשמה בהתיישנות" היא נמוכה ביותר. ניתוח כשלים ובעיות יביא למסקנה כי בכל אחת מהמערכות יש סיבה לחלק מהכשלים ושאר הכשלים נובעים מהטלאים שנבנו על המערכות עם השנים. אז מה עושים? נתחיל מאפס! ניקח אוסף מערכות חדש ביותר נחבר אותם ביחד באופן המתקדם ביותר, נגדיר בתוכם את תהליכי העבודה היעילים ביותר ונתקין את מערך המחשוב הזה במקביל למערך הישן ונבצע הגירה של הלקוחות לעולם החדש. יש מספר חברות שנוקטות במודל הזה כאסטרטגיה, לאחרונה שמעתי כי אמדוקס יודעת להציע מודל כזה עבור עולם הטלפונית ואני מניח כי נוכל למצוא חברות נוספות במגזרים אחרים. אז למה לא?

כי נניח אפילו שאכן ניתן למצוא את המערכות החדישות האלה וניתן אכן לחבר את כולם יחדיו כמתואר, סביר מאד להניח כי תהליך בנייה כזה יארך במינימום 3 שנים וסביר ביותר כי אפילו יותר לפחות למערכות עבור חברות בסדר גודל בינוני עד גדול. כאן, כמו במודל של בניית ביית חדש, הארגון משקיע את מיטב כספו, תשומות תפעוליות ותשומת לב ניהולית במערכת שתגיע להתקנה בחברה לפחות 3 שנים אחרי מועד תחילת הפרויקט ותתחיל להביא תועלות עסקיות לפחות 4 שנים ממועד זה. – עבור רבים מהסמנכ"לים והמנכ"לים זה יותר מאורך הקדנציה שלהם. אבל זו לא הבעיה היחידה. בכדי שתהליך זה אכן יתרחש בלוחות זמנים כאלה ולא ארוכים יותר יהיה צורך להקפיא את הדרישות בשלבים הראשונים ביותר של התהליך, כלומר הארגון יקבל מערכת שמבוסס על דרישות שהוגדרו 3 שנים קודם לכן. בעולם דינמי כמו שלנו זה נראה לא סביר להניח כי הדרישות עדיין יהיו רלוונטיות. ואחרון חביב, הגמישות הניהולית, פרויקט מסוג זה הוא בד"כ פרויקט סגור בו מבוצעת התחייבות בכניסה לפרויקט ומשטר התשלומים מוסכם מראש, תחת מבנה זה יהיה קשה לחברה לבצע שינויים בהתאם לשינויים במצב החברה כפי שמתרחשים במהלך הפרויקט.

אז לשפץ...

מה זאת אומרת לשפץ במערכות מידע? בשבילי לשפץ זה להתחיל לקחת קוביות, קוביות של יכולות פונקציונאליות ותהליכים עסקיים מהמערכות הקיימות ולהחליף אותם במערכות חדשות. תהליך זה יכול להתבצע מבחוץ פנימה – כלומר מהמערכות ההיקפיות (כגון מערכות הכספים, השירות והמכירה) לכיוון מערכות הליבה (מנועי המוצר, Billing וכו') או מבפנים החוצה תלוי במבנה המערכות הקיים והיעדים העסקיים של התוכנית. המתנגדים יקפצו ויגידו כי מהלך כזה מחייב הרבה דו קיום והרבה ממשקים בין החדש לישן וכי במהלך כזה עלולים להיות מספר שלבים שחוזרים על עצמם (Re-work) ואכן כך הדבר אולם היתרונות גוברים על החסרונות. מודל עבודה כזה הוא מודל גמיש יותר, ניתן להתאים את קצב הפעילות של ההחלפה לפי תוכנית שנתית המושפעת מהשינויים העסקיים המשפיעים על החברה, המודל מאפשר לשנות לא רק את קצב הביצוע של התוכנית אלה גם את התכולות וסדר הביצוע כך שאם אחרי שנה נושא חדש נהיה פתאום "בוער" אפשר להתאים את פעילות התוכנית לטפל בנושאים אלו. והחשוב ביותר, המודל הזה מאפשר להתחיל ליהנות מהפירות של המאמץ תוך כדי ביצוע התוכנית. כל תת פרויקט בתוכנית כזו מביא תועלות עסקיות בפני עצמו.

אז אומנם בסוף הבית לא יהיה מושלם כמו הבית החדש אבל לפחות נגיע לסוף ובחיים.... יש הרבה "מגה פרויקטים" שלא מסתיימים לעומת אוסף פרויקטים קטנים שמגיעים לסיומם המוצלח.