(תובנות מיישומי אורקל)
בכל פעם שאני חושב על פוסט בכיוון של דברים טובים ופחות טובים בטכנולוגיות שונות אני נזכר בכותרת הסרט "הטוב הרע והמכוער", בפוסט הקרוב ניסיתי לרכז כמה מהטיפים מהנסיון שלי, בכוונה אני לא מפרט את המובן מאליו לגבי יתרונות השימוש במערכת ERP בכלל ובפרט במערכת ERP של אורקל, המיקוד כאן הוא על נקודות ויישומים קטנים שמביאים ערך מוסף מהותי ליישום כולו. כמובן, שכל סביבה ארגונית בעלת מאפיינים שונים אבל אני מאמין כי העקרונות זהים וברי יישום אצל כולם.
"הטוב" - בתור אופטימיסט, אני מתחיל בטיפים באזור של "הטוב"... 1. יישום Oracle HR
היישום הראשון שחוותי בחיי בתחום אפליקציות אורקל היה יישום של מודול פרט וגיוס של Oracle ERP. המודולים עצמם סטנדרטים ומאפשרים ניהול של תיק העובד ותהליך הגיוס אולם שני מרכיבים הפכו אותו מיוחד אצלנו:
· מודול הפרט חובר לכל מערכות המידע בחברה כמקור הנתונים הראשי לרשימות עובדים ומבנה ארגוני, נכון להיום כי המערכות מתבססות על נתוני מערכת אחת לכל צורך הקשור למבנה הארגוני ולרשימת העובדים בחברה. בחברה דינמית כמו שלנו שכל שבוע יש תנועה של עשרות עובדים (גיוס, עזיבה וניוד) מערכת אוטומטית שמעדכנת את כולם היא יתרון משמעותי. המערכת המרכזית שמחוברת למודול זה היא מערכת הIDM (במקרה זה לא מערכת של אורקל) אשר מקימה את העובד במערכות ברגע שהוא נקלט ומנהלת את כל תהליכי ההרשאה לעובד.
· המודול השני שהוסיף ערך מוסף משמעותי למש"א הוא מודול הגיוס החיצוני, החברה שלנו עובדת עם הרבה סוכנויות גיוס ולפחות 50% מהמועמדים מגיעים ממקורות גיוס חיצוניים, במצב זה מנהלות הגיוס עסקו הרבה מזמנם בהקלדת נתוני המועמדים למערכת במקרה הטוב, או במקרה הגרוע, ניהול תהליך הגיוס מחוץ למערכת עד לשלב מתקדם בו המועמדים הסופיים הוקלדו למערכת. עם יישום מודול iRecruitment חוברו כול סוכנויות הגיוס למערכת ולמעשה מנהלות הגיוס לא צריכות להזין עוד נתונים מועמדים במקום זה הם יכולים להקדיש את זמנן לתהליך הגיוס עצמו. ערך נוסף מתהליך זה היה השקיפות שקיבלו חברות הגיוס על התהליך והסטאטוס של המועמדים, כאשר הקלידו מועמד שכבר קיים המערכת התריעה בפניהם כי מועמד זה כבר נקלט במערכת, כמו כן כאשר התקדם מועמד שכבר הזינו בתהליך ראו חברות ההשמה את סטאטוס המועמד מבלי שהיו צריכים לכתוב או להתקשר למנהל הגיוס. שמעתי על הרבה חברות שפיתחו הרבה קוד בכדי להקים אתר גיוס מועמדים חיצוני באינטרנט, אולי מבחינת התדמית והLook & Feel מערכת כזו היא סקסית יותר אבל מבחינת עלות תועלת קיבלנו יתרון משמעותי.
2. יישום מערכת רכש Oracle ERP
התובנה לגבי מערכת דרישות הרכש הגיעה אלי דווקא בגלל בעיות תקציב, היינו בעיצומו של CRP במסגרת פרויקט ERP גדול וגיליתי כי התהליך שנבחר להזנת דרישות רכש למערכת כולל רפרנט אגפי (או מזכירה בלשון אחרת) שתקליד את דרישות הרכש למערכת בשם כל הדורשים באותו אגף. אצלי, שבאופן אישי סולד מתהליך עקום בו אני צריך לבקש ממשהו אחר לעשות בשבילי עבודה במערכת ולבדוק אותו ולתקן אותו וכו' וכו', נדלקו כל נוריות האזהרה של "משהוא עקום קורה כאן", בירור יותר קפדני גילה לי כי הסיבה המרכזית להחלטה הזו הייתה העובדה כי על מנת לתת את מסך דרישות הרכש לכל דורש בארגון עלינו לרכוש רישיונות PO עבור כולם (כמה אלפי $ למשתמש לפני הנחה), ברור כי השקעה כזו אינה סבירה. טלפון מהיר למנהל המכירות של אורקל פתר לי את הבעיה, לאורקל יש מודול מיוחד לנושא בשם iProcurement , מודול זה מספר פורטל מכירות פנימי עבור הדורשים בארגון ומחירו כמה מאות $ בודדים (לפני הנחה). חווית המשתמש מוכרת מכל אתר קניות באינטרנט כאשר המשתמש מסייר בין חנויות קטלוג המחירים השונות, בוחר את המוצרים או את השירותים אותם הוא רוצה להזמין, מצרף אותם לעגלת הקניות ולבסוף מגיש את ההזמנה. מנוע המוצר עובד מול מנוע התהליכים של אורקל AME ומאפשר לנו להגדיר תהליך אישור מורכב במאמץ קטן וסיימנו... החיסרון הראשון שנראה לעיין הוא בצורך של הקניינים לנהל את קטלוג הקניות בצורה יעילה וטובה עבור המשתמשים אולם אם החלופה היא הוצאת הזמנות רכש על נייר עם חוסר שקיפות ובהירות לגבי מה מזמינים ואיפה נמצאת ההזמנה שלי אני בוחר באופציה הראשונה.
3. יישום מערכת Singel Sign On (SSO)
אחד האתגרים הקשים שנתקלנו בהם עם הוספת מערכות לארגון הוא העלות הגדלה במערך התמיכה של המשתמשים במערכות הנ"ל. שתי הנקודות הקרובות מתייחסות לפתרונות בתחום הזה. כמו כל מערכת, גם מערכות אורקל דורשות משתמש וסיסמא לצורך הזדהות ומתן הרשאות מותאמות למשתמש במערכת. במודל העבודה המקובל בהרבה ארגונים לכל משתמש יש שם משתמש וסיסמא עבור כל מערכת, ככול שדרישות אבטחת מידע למורכבות הסיסמא נהיות מסובכות כל ניהול הזהויות של המשתמש נהיה מורכב יותר ויותר. מבחינת עלויות הIT, הראשון שסובל מכך הוא מערך התמיכה שנדרש השכם וערב, להקים משתמשים, לאפס סיסמאות ולעזור למשתמשים להיכנס למערכת. הפתרון שמימשנו לנושא זה עבור מערכות אורקל היה מודול ניהול הזהויות של אורקל ומנגנוני ה SSO של אורקל. אורקל הבינו כי מרבית הארגונים עובדים בצורה כזו או אחרת עם Windows בכלל ועם Active Directory לניהול המשתמשים לכן Oracle Directory יודע להסתנכרן עם ה AD ומנגנון ה SSO מספק כניסה אוטומטית למשתמש ע"ב נתוני ההזדהות שהמשתמש הזין בכניסה הראשונה לWindows שלו. היום כל מה שנדרש לעשות זה ללחוץ פעמיים על הצלמית (Icon) של המערכת והופ אתה בפנים... "החיסרון" היחיד של המנהלים במערכת כזו היא שעכשיו הם לא יכולים לבקש מהמזכירה שלהם לחתום במקומם J
4. יישום מערכת למידה UPK
אחת ההפתעות היפות שגיליתי ביישום מערכות אורקל היה דווקא בתחום ההטמעה וההדרכה, ההמצאה של אורקל בשם User productivity Kit או בשמו המקוצר UPK ממציאה דרך אחרת לבצע את הדרכות המשתמשים, לכתוב את מסמכי הOnline Help ואפילו לבחון את המשתמשים בידע על המערכת. הרעיון בבסיס המערכת הוא הכנת תרחישים ע"ב המערכת וצילום התהליך, מערכת הUPK יודעת לזהות את טכנולוגיות אורקל השונות ולהקליט את הפעילות על המסך, כך נוצר סרטון אקטיבי דמוי FLASH אשר מאפשר למשתמש להפעיל את המערכת כאילו היה בסביבה אמיתית ולראות את תגובות המערכת. המוצר תומך ב3 אופני עבודה See It, Try It & Test it, כשמם הם. עם קצת תשומת לב אפשר לקשר את הכלי לF1 של המערכת וכך לקבל Online help למערכת. זה דרך נפלאה לחסוך נייר (לא צריך להדפיס ספרים), דרך נפלאה לבצע את ההדרכות המונחות ללא צורך בסביבה נפרדת שנופלת ועולה כל הזמן, דרך נפלאה להכשיר עובדים חדשים גם אחרי סיום שלב ההכשרות (הרבה יותר פרודאקטיבי מאשר לקרוא שקפים) וכול מתורגמים בסופו של דבר לחסכון בעלויות.
"הרע" - ולפני שתגידו כי אני מקבל תמלוגים מאורקל אתרום כאן כמה הערות לגבי ה"רע", אקדים ואומר כי כל ההערות הנ"ל מהוות מקום לשיפור הן ברמת המוצרים והן ברמת השירות אולם בתור מי שחווה ספקי טכנולוגיה מבפנים (מיקרוסופט) ומבחוץ (אורקל) הניסיון שלי מלמד כי הבעיות זהות פחות או יותר אצל כולם והמודעות לנקודות אלו תעזור לכם לנהל את הקשר לכם עם הספק באופן טוב יותר.1. Patch managment
לא מצאתי תרגום סביר לכותרת של תהליך ניהול עדכוני תוכנה של אורקל אז נסתפק באנגלית, ללא ספק בשבילי זה אחת האכזבות המרכזיות בהתנסות מול החברה. כמות העדכונים השונים שאנחנו מקבלים הן לרמת הטכנולוגיה והן לרמת האפליקציה היא לא סבירה, אומנם אנחנו נחשבים Early Adopters אבל הלכה למעשה אני חושב כי 95% מהתקלות שלנו היו תקלות שהתגלו בעבר והיה כבר תיקון מוכן עבורם. לצערי עבודה הזו לא מנעה את דרך הייסורים מול מרכז התמיכה לאיתור הבעיה הספציפית ומציאת התיקון המתאים. לפעמים התיקון לא מתאים, לפעמים התיקון רחב מידי וגורר שינויים בהמון מרכיבים עד כדי שצריך להעביר את המערכת בדיקות חוזרות ונישנות, הרבה פעמים תיקון אחד יוצר באגים במקומות אחרים וגורר אחריו תיקונים חדשים אולם אורקל לא יודעת לומר לך מראש כי יחד עם התיקון הזה יש להתקין גם את התיקונים האחרים. חשוב לי לציין כי לצערי נראה כי הבעיה היא בעיה שורשית במנגנון התמיכה של החברה ולא בעיה מקומית, צוות התמיכה המקומי עושה ימים ולילות בניסיונות לפתור ולקדם את התקלות אולם משהו לא עובד בתהליך, אני מקווה כי בהמשך נראה שיפורים מהותיים בתחום הזה.
2. אינטגרציה
אחד היתרונות המרכזיים של בחירת ספק אפליקציות אחד במודל של Best of suite (להבדיל ממודל של Best of Bread) הוא העמסת האינטגרציה בין המוצרים על הספק, וכשזה לא עובד טוב זה מעצבן. נקודות שעצבנו אותי במיוחד :
· חיבור בין ניהול יחידות ארגוניות ב HR לבין ה COA – אחד הסגמנטים של ה COA שלנו הוא היחידה הארגונית (אני מניח כי זה קיים ברוב הארגונים) אולם לצערי לא נמצא מנגנון שיודע לחבר בין השניים כך שכשאנחנו מקימים יחידה ארגונית חדשה אנחנו חייבים ידנית (או ע"י פיתוח קוד) להקים את היחידה החדשה ברשימת הערכים של ה COA.
· חיבור בין מערכת ה ERP לבין מערכת ה BI – אנחנו אחד המשתמשים הראשונים של BI Apps, ככלל המוצר טוב וחוסך מאתנו כתיבה ותחזוקה של כל הגזירות מעולם ה ERP למערכת ה BI שלנו, אולם בהיותו מוצר צעיר יחסית עדיין במרכיבים מסוימים חסרה פונקציונאליות שקיימת במערכת ה ERP וכך שוב אנחנו נאלצים לכתוב קוד בעצמנו.
· חיבור בין מודול הפרט לבין מערכת ה SSO – אומנם כתבתי קודם על היתרונות בשימוש במערכת הSSO של אורקל אבל נכון להיום אינטגרציה זו אינה מושלמת, מערכת ה SSO אינה יודעת לחבר את המשתמש שמוקם במערכת עם רשומת העובד, ושוב אנחנו נאלצים לפנות לקוד לפתרון הבעיה. אם וכאשר נושא זה ייפתר אני מבטיח לעדכן ברשומה...
3. מודל תמחור טכנולוגיות
אני לא מומחה גדול ברישוי וגם לא התעסקתי הרבה בנושא רישוי עולם הטכנולוגיות של אורקל לעומת עולם האפליקציות אבל בכל אופן חשבתי לנכון להעלות כאן נקודה אחת למחשבה, בעוד שבעולם האפליקציות ניתן לבחור בין מודל תמחור מבוסס משתמשים למודל תמחור מבוסס משאבים (CPU\Core) בתחום הטכנולוגיות המודל מוגבל לתמחור ע"ב CPU בלבד. לאור העובדה שהתמחור דורש עלות לכל הסביבות שהארגון עובד בהם (פיתוח, בדיקות, טרום ייצור, ייצור ו DR) הסכנה היא שהארגון יוותר על ביצוע שלבים במהלך ביצוע הפרויקט בגלל עלויות הרישוי לסביבה הייעודית. אני כמנהל רוצה לספק למנהלי הפרויקטים שלי סביבה תומכת ככול האפשר להצליח בביצוע הפרויקט ולדעתי זה גם האינטרס של ספק הטכנולוגיה, מודל כזה לא מעודד את זה.
פרופורציות... אני עומד מאחורי ההערות שכבתי כאן, אולם מהיכרותי עם הישראלי הממוצע שאוהב לעשות שמח מהדברים הלא טובים בעיקר, חשוב לי לומר כאן כי אם הייתי צריך לבחור היום שוב בין מערכות ERP הקיימות בשוק ללא ספק הייתי בוחר באורקל מחדש. בשנתיים האחרונות השתתפתי בכנס אורקל בארה"ב (על כך בפוסט נפרד) ואני מוכרח לומר כי לא ראיתי חברה עם חזון כל כך מרשים ברמת הטכנולוגיה והאפליקציות כמו Fusion Application של אורקל, ומדהים יותר לראות איך במשך השלוש שנים האחרונות החזון הזה התפתח למציאות קיימת. כן, אורקל יכולים בהחלט להשתפר בתחומים המופיעים למעלה אבל לדעתי הם עדיין החברה המובילה בשוק בתחום.

"המכוער" – ועל המכוער נוותר הפעם...
הדוגמאות שמופיעות בפוסט הזה מרכזות כמה מהתובנות שעלו במהלך היישומים שביצענו ב2010-2011, השנה אנחנו פועלים בתחומים נוספים באזור הERP והCRM ואני משוכנע כי יגיעו תובנות חדשות... נשתמע J